Описание профессии
Секретарь – это настоящая опора любого руководителя, грамотный сотрудник способен очень быстро организовать выполнение самого сложного поручения начальника в рамках своей компетенции, а иногда и за ее пределами. Помощник руководителя отвечает в компании за телефонные звонки, составление графика встреч и их подготовку, техническое и организационное снабжение офиса начальника, делопроизводство, встречу посетителей и клиентов.
Трудовые обязанности
Обязанности секретаря приемной:
- Принимать и регистрировать входящую документацию.
- Отвечать за всю бумажную работу начальника: готовить документы, проверять, редактировать, следить за сроками.
- Составлять письма, официальные ответы, распоряжения.
- Принимать и передавать начальству всю входящую информацию.
- Следить за оснащением офиса всем необходимым.
- Передавать поручения и распоряжения отделам компании.
- Вести делопроизводственную часть работы, используя компьютерные программы.
- Организовывать встречи и совещания.
- Готовить материалы и оборудование, оповещать и составлять расписание мероприятий.
- Принимать посетителей и создавать для них комфортные условия.
В каждой организации у каждого руководителя могут быть свои требования и предпочтения к претенденту на должность персонального помощника. Просьбы и поручения могут быть самыми неожиданными, не записанными ни в одной должностной инструкции.
Такая работа очень закаляет, секретарь должен учиться понимать своего начальника с полуслова, уметь очень быстро реагировать и ориентироваться в любой ситуации. Позиция личного помощника может обеспечить хороший фундамент для карьерного роста, она учит тому, как устроена работа организации, реактивности, дает понимание сферы изнутри.